Los mejores tips para organizar tus tareas y aumentar tu productividad

¿Cuántas veces pensamos: “No me alcanza el tiempo para nada. ¡Ojalá el día tuviera 40 horas!”? Andamos siempre apurados, sentimos que estamos desbordados y demasiado ocupados. Hacemos listas interminables de tareas: para el hogar, para el trabajo, para nuestros equipos, para nuestros asuntos personales, para nuestros hijos y a veces también para nuestras parejas.

Y aunque andamos corriendo todo el día haciendo cosas, igual nos quedamos con la sensación de que el tiempo no nos alcanzó, o incluso sentimos que no fuimos productivos ni capaces de avanzar en nuestros objetivos; estamos insatisfechos y nos reprochamos qué hicimos con nuestro día. A esto se puede sumar una sensación de dispersión y de agobio; empezamos muchas cosas a la vez y no las terminamos, o quizás ni siquiera sabemos por dónde empezar... ¿Te pasó alguna vez algo así?

Es por eso que hoy te vamos a dejar una lista de recomendaciones para gestionar mejor tu tiempo y organizarte, y que al final del día, te sientas más satisfecho y feliz. Y si además sos emprendedor, estos tips te vendrán “como anillo al dedo”.

Existen muchas variantes (tantas como personas) para organizar el tiempo y procurar ser más eficientes y productivos, así que... ¡a no bajar los brazos!

Anotá tooodo, y hacélo siempre en el mismo lugar: una agenda, un planificador o incluso una app en el celu te pueden ser muy útiles. Llevar todo anotado te permitirá liberar tu mente, vaciarla de “notas mentales” que te quitan capacidad. Y acordate de hacerlo con un leguaje positivo, por ej., usar “voy a” en lugar de “tengo que”. En otro artículo ya te explicamos la importancia de mantener un lenguaje y una mente positiva.

Antes terminar el día, planificá el día siguiente, así tu mente ya va a estar preparada para encarar las tareas pendientes desde que te levantes.

Al levantarte repasa tu lista y ordená las tareas. Hay distintas formas y tendrás que ver cuál es la que te resulta mejor. Podés ordenarlas según “importancia” o “urgencia”; o simplemente podés elegir hacer primero las más difíciles o las que menos te gusten en primer lugar, para luego estar más libre. Es bueno que planifiques estos minutos para organizarte dentro de tu rutina matutina.

Agrupá las tareas similares -según contexto- para aprovechar mejor los recursos (ej. tareas para hacer en la compu, para salir con el auto, para hacer offline, etc.). El cerebro necesita adaptarse y tener concentración plena en lo que estamos haciendo; y el hecho de cambiar de contexto para realizar tareas diferentes hace que gastemos tiempo y energía para pasar de una cosa a otra. Cuantos menos cambios de tipo de tareas hagas al día, mejor.

También podés organizar tu día en bloques de tiempo, y en cada bloque distribuir las tareas pendientes. De esa manera te estarás poniendo un límite de tiempo a cada actividad, lo cual ayuda a estar más concentrado en la realización de las tareas. Eso sí, sé realista: no planifiques hacer 10 tareas diferentes en 15 minutos, porque la frustración será inevitable. Cada bloque de tiempo debe permitirte sentirte holgado para realizar las tareas correspondientes: así podrás avanzar y aunque quizás no llegues a terminar toda la lista, de todos modos te sentirás más satisfecho.

Planifica también tus pausas. Ellas son importantes para encontrar sentido a lo que estamos haciendo. Pequeñas pausas para estirar el cuerpo, respirar conscientemente y mirar con perspectiva, ayudan a despejar la mente.

No empieces varias cosas a la vez. Esto es muy importante y vale insistir: una cosa a la vez. Cada tarea nueva se anota y se evalúa su urgencia/importancia una vez que terminamos lo que estamos haciendo (y en caso de que sea demasiado urgente la nueva tarea, se anota la que queda interrumpida e inconclusa). Y si no te da tiempo de empezar y acabar algo es conveniente definir el tiempo que le vas a dedicar o hasta dónde vas a avanzar, por ejemplo: “voy a leer el informe hasta donde llegue por 30 minutos”, o “voy a estudiar el primer capítulo”, etc.

Para las tareas intelectuales que requieren concentración, la técnica del Pomodoro resulta muy efectiva: trabajas 25 minutos con concentración plena y luego descansas 10hminutos. Ese tiempo es suficiente para relajar la mente y volver a comenzar con otro período de 25.

Evitá distractores mientras estás trabajando, en especial, la seducción de las redes sociales. Esto es muy importante porque cuando las interrupciones son frecuentes o vamos saltando de una cosa a otra en poco tiempo, no conseguimos profundizar ni focalizarnos en ninguna. Por eso, como dijimos más arriba, también hay que planificar algunos pequeños intervalos/pausas que nos permitan relajarnos y disfrutar un rato, antes de continuar trabajando.

Delegá y compartí trabajo, tanto en la oficina como en hogar. Es importante reconocer cuando, por más organizados que estemos, las tareas son demasiadas como para uno solo. En el mismo sentido, también es importante aprender a decir que NO.

Sé conciente de la importancia de descansar. Cortar con la actividad mental 30 minutos antes de ir a dormir puede ser de gran ayuda. Para ello podes tomar una ducha, leer un libro, hacer algunos ejercicios de respiración consciente, una meditación, o escuchar alguna música relajante.

Dedicate momentos personales cada día. Muchas veces, en el frenesí laboral, uno se posterga dejando de lado la parte humana, que es la que le da sentido, energía, motivación y pasión a nuestra existencia. Incluso podemos registrar esasnactividades personales en nuestra agenda para hacernos conscientes de que son tan importantes como las laborales.

¿Qué más podemos hacer?

Una vez por semana –o con la frecuencia que te resulte mejor- podés revisar qué tal te fue en la semana previa, antes de planificar la siguiente. Así podrás detectar problemas y buscar soluciones.

Y ¿cómo hacerlo? Preguntate lo siguiente:

¿Cumplí con todo lo que me propuse?
¿Hay alguna cosa para la que no “encontré un hueco”? ¿Qué fue lo que pasó?
¿Me llené la agenda con demasiadas cosas para este día?
¿Definí mal los objetivos?
¿Tuve falta de motivación? ¿Me puse excusas para no hacerlo?
¿No tenía energía o no conseguía concentrarme?
¿Prioricé otras cosas que no estaban en la agenda o me distraje?
¿Me llevó más tiempo del previsto?
¿Algún imprevisto?

Esta revisión, ideada por Paola Graziano de Psicología Estratégica, te va a ayudar a mejorar cada semana en la planificación de tus actividades y en tu productividad. Recordá que sentirnos satisfechos al final del día por todo lo logrado es muy importante para mantenernos motivados y felices.